Tổ Chức Ics Là Gì

Cùng phân biệt ban tổ chức sự kiện và ban tổ chức chương trình nha!

Tuân thủ tốt công tác phòng cháy chữa cháy

Đối với mọi sự kiện nói chung và các hội thảo nói riêng, việc đảm bảo tuân thủ công tác phòng cháy chữa cháy là yếu tố tiên quyết để quyết định xem hội thảo có thể diễn ra được hay không. Đơn vị tổ chức cần trang bị đầy đủ các thiết bị cần thiết, trang bị cho nhân viên và nhân viên hướng dẫn cách sử dụng các thiết bị phòng cháy chữa cháy và biện pháp an toàn trong trường hợp khẩn cấp.

Lựa chọn địa điểm phù hợp cho hội thảo

Hội thảo là một sự kiện của doanh nghiệp, tổ chức nhằm thảo luận về một vấn đề, chia sẻ kiến thức, thăm dò ý kiến…Tổ chức hội thảo sẽ tạo cho doanh nghiệp cơ hội gặp gỡ, giao lưu với đối tác, truyền thông; từ đó phát triển quan hệ đồng thời nâng cao giá trị hình ảnh của doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo phù hợp cũng góp phần quan trọng khẳng định tên tuổi của doanh nghiệp. Địa điểm tổ chức hội thảo là một trong những yếu tố tiên quyết để đem lại sự thành công của hội thảo bởi phải xác định được địa điểm thì hội thảo mới có thể diễn ra theo đúng kế hoạch. Địa điểm tổ chức hội thảo phù hợp không chỉ tác động tích cực tới trải nghiệm của khách hàng mà còn giúp nâng cao giá trị thương hiệu của đơn vị tổ chức.

Chuẩn bị chu đáo công tác hậu cần, tổ chức, an ninh

Ban tổ chức cũng cần đánh giá các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình tổ chức sự kiện, bao gồm các vấn đề kỹ thuật, an ninh và y tế. Sau khi hội thảo kết thúc, công tác hậu cần bao gồm việc thu dọn và vệ sinh khu vực diễn ra sự kiện, đảm bảo rằng không còn dấu vết của sự kiện để bảo vệ môi trường và duy trì uy tín của tổ chức.

Lựa chọn đơn vị tổ chức hội thảo với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp

Một đơn vị tổ chức hội thảo chuyên nghiệp không chỉ là đối tác mà còn là người đồng hành trong việc biến ý tưởng thành hiện thực. Tầm quan trọng của việc lựa chọn đơn vị tổ chức nằm ở khả năng tổ chức một sự kiện một cách chuyên nghiệp và mạch lạc. Với kinh nghiệm và kỹ năng trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, họ có thể đảm bảo mọi khía cạnh từ lập kế hoạch, quản lý ngân sách, đến triển khai và kiểm soát chất lượng sự kiện.

Với gần 15 năm kinh nghiệm trong ngành Truyền thông & Sự kiện, Newday Media vinh dự là Agency đầu tiên tại Việt Nam hai lần đạt giải thưởng quốc tế danh giá Stevie Awards tại Mỹ và là đại diện Việt Nam duy nhất giành giải vàng của Event Marketing Awards 2023 tại Hong Kong, đánh dấu những sự kiện chuyên nghiệp, đẳng cấp, đạt chuẩn tiêu chuẩn quốc tế.

Chúng tôi đi đầu trong việc ứng dụng những giải pháp công nghệ sự kiện tiên tiến và hiện đại nhất, hướng tới mục tiêu nâng cao trải nghiệm khách hàng và tối ưu hiệu quả sự kiện của doanh nghiệp.

Nhờ những nỗ lực không ngừng nghỉ cùng đội ngũ chuyên gia tổ chức sự kiện giàu kinh nghiệm, hiện Newday Media đang là đối tác chiến lược của nhiều doanh nghiệp/tập đoàn lớn: TRAPHACO, Deloitte Vietnam, PVI, Tập đoàn Hoa Sen, C.P Group,…

Để được tư vấn chi tiết hơn về dịch vụ Tổ chức sự kiện, hội thảo quý đối tác/khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số điện thoại: 0904.033.333/0962.577.770.

Linh hoạt trong quá trình tổ chức hội thảo

Trong quá trình tổ chức sự kiện, linh hoạt là một yếu tố không thể thiếu để đảm bảo rằng mọi thách thức và thay đổi đều được xử lý một cách hiệu quả và mượt mà. Sự linh hoạt không chỉ là việc sẵn sàng thích nghi với các tình huống không mong muốn, mà còn là việc tạo điều kiện cho sự sáng tạo và phản hồi linh hoạt từ các bên liên quan. Tổ chức một hội thảo chuyên nghiệp đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và quản lý tổ chức chặt chẽ. Điều quan trọng là duy trì sự linh hoạt và sẵn sàng ứng phó với bất kỳ thay đổi nào trong quá trình diễn ra sự kiện.

Những lưu ý để tổ chức hội thảo chuyên nghiệp

Để tổ chức một buổi hội thảo chuyên nghiệp đòi hỏi sự chuẩn bị kĩ lưỡng và phản ứng nhanh nhạy với mọi tình huống phát sinh trong hội thảo. Dưới đây là một số lưu ý để hội thảo có thể diễn ra suôn sẻ và thành công.

Quy trình tổ chức hội thảo chuyên nghiệp từ A-Z

Tổ chức một hội thảo chuyên nghiệp không chỉ là việc tạo ra một sự kiện quy mô, mà còn là một cơ hội để các cá nhân/ đơn vị/ tổ chức khẳng định vị thế của mình. Để tổ chức một hội thảo chuyên nghiệp, đơn vị tổ chức có thể tham khảo quy trình sau đây

Đơn vị tổ chức cần đặt ra chủ đề cụ thể để định hình nội dung và hướng đi của hội thảo. Mục tiêu này có thể là chia sẻ kiến thức, thảo luận về các vấn đề cụ thể, tạo cơ hội networking, hoặc khám phá các giải pháp mới. Việc xác định thông điệp chính muốn truyền đạt qua hội thảo sẽ giúp đơn vị tổ chức tập trung và chắc chắn rằng mọi hoạt động trong sự kiện đều hỗ trợ cho thông điệp này vì mọi quyết định sẽ căn cứ dựa trên mục tiêu đó.

Trước khi có thể thiết kế một kế hoạch cụ thể và chi tiết cho hội thảo, đơn vị tổ chức cần có bước phác thảo sơ bộ về những nội dung có trong hội thảo. Một số thông tin cần thu thập có thể kể đến như đối tượng tham dự, xác định diễn giả và nội dung hội thảo, dự tính thời gian và địa điểm của hội thảo, đề xuất các hạng mục trang trí, lắp đặt trang thiết bị, âm thanh.

👉 Bạn nên biết: Hướng dẫn xây dựng mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo chi tiết và chuyên nghiệp nhất

Chi phí dành cho mỗi hội thảo là khác nhau tùy thuộc vào tính chất của hội thảo và mức độ chi của đơn vị tổ chức. Dựa trên kế hoạch sơ bộ, đơn vị tổ chức sẽ tính toán các hạng mục cần chi tiêu và đưa ra một dự toán ngân sách dành cho toàn bộ hội thảo để xác định những chi phí sẽ dành ra cho hội thảo.

Một buổi hội thảo được tổ chức có thành công hay không phụ thuộc rất nhiều vào sự kết hợp của các đơn vị tổ chức, cung cấp dịch vụ, vận hành. Ban tổ chức cần tìm kiếm các đơn vị phù hợp để liên kết, hợp tác nhằm tạo ra một buổi hội thảo chất lượng.

Sau khi xác định được những thông tin cần thiết và lượng ngân sách, đơn vị tổ chức sẽ xây dựng chương trình chi tiết cho hội thảo. Chương trình chi tiết của hội thảo sẽ được thể hiện trên agenda. Dưới đây là một mẫu agenda cho hội thảo mà đơn vị tổ chức có thể tham khảo:

Tên Sự Kiện: Hội Thảo về [Chủ Đề Chính]

Ngày và Thời Gian: [Ngày], [Thời Gian]

08:30 – 09:00: Đăng Ký và Tiếp Nhận khách mời

09:00 – 09:15: Lời Chào Mừng từ Ban Tổ Chức

09:15 – 10:00: Phần trình bày của diễn giả: “Tầm Quan Trọng của [Chủ Đề Chính] trong [Lĩnh Vực]”

10:00 – 10:45: Thảo luận và hỏi đáp với diễn giả: “Thách Thức và Cơ Hội trong [Chủ Đề Chính]”

10:45 – 11:00: Lời cảm ơn và Giới Thiệu Đối Tác

11:00 – 12:30: Nghỉ ngơi và ăn trưa

12:30 – 13:15: Workshop: “Cách Áp Dụng [Chủ Đề Chính] vào Thực Tiễn”

13:15 – 14:00: Thảo Luận Nhóm: “Giải Pháp cho Các Vấn Đề Cụ Thể trong [Chủ Đề Chính]”

14:00 – 14:30: Tóm Tắt và Kết Luận từ Ban Tổ Chức

14:30 – 15:00: Networking cuối sự kiện và Chia Tay

Đơn vị tổ chức cần có sự chuẩn bị và tổ chức nội dung cho các phần của hội thảo, trong đó bao gồm các bài diễn thuyết của khách mời, script của MC, các hoạt động tương tác hỏi đáp.

Lập kế hoạch truyền thông là một bước rất quan trọng để hội thảo được phủ sóng tới nhiều người hơn, có độ lan tỏa tốt hơn. Để hội thảo dược đón nhận tích cực, đơn vị tổ chức lựa chọn phương án truyền thông phù hợp. Các nền tảng hữu ích để đơn vị tổ chức có thể truyền bá về hội thảo có thể kể đến các trang báo chí chính thống và truyền hình; các trang mạng xã hội như Facebook, Tiktok,..; đặt các điểm quảng cáo trực tiếp tại các khu vực có tệp khách mời mục tiêu.

Liên hệ với diễn giả là một bước quan trọng trong việc chuẩn bị cho hội thảo. Quá trình này thường bao gồm các giai đoạn như mời, xác nhận và cung cấp thông tin chi tiết về hội thảo. Đơn vị tổ chức trước hết cần liên lạc với diễn giả để gửi lời mời, cần nêu rõ mục đích của hội thảo, thời gian, địa điểm và các chi tiết khác. Sau khi nhận được thư mời, diễn giả sẽ phản hồi lại và nếu xác nhận tham gia, BTC cần cung cấp mọi thông tin cần thiết như chủ đề của buổi thuyết trình, thời gian diễn thuyết, yêu cầu kỹ thuật (nếu có), và bất kỳ hướng dẫn hoặc hỗ trợ nào khác cho diễn giả

Trước khi diễn ra hội thảo, các đơn vị tổ chức cần phải đảm bảo chuẩn bị đầy đủ các thiết bị cần thiết để vận hành sự kiện và đem lại những trải nghiệm tốt nhất cho người tham dự. Một số thiết bị thường xuất hiện trong các hội thảo bao gồm màn hình, máy chiếu, micro, loa. Những thiết bị này thường được cung cấp bởi nơi cho thuê địa điểm tổ chức, tuy nhiên, đơn vị tổ chức nên kiểm tra kĩ xem chất lượng và số lượng thiết bị có đảm bảo với nhu cầu của hội thảo không.

Đơn vị tổ chức cần chú ý chuẩn bị nước uống cho diễn giả và khách mời tham dự. Bên cạnh đó, nếu như có cung cấp teabreak, ban tổ chức nên kiểm soát thật kĩ số lượng và chất lượng các suất ăn nhẹ xem có đầy đủ đáp ứng nhu cầu của khách tham dự hội thảo không.

Để tạo sự thuận tiện và hiệu quả cho tất cả khách mời tham dự, BTC cần tạo danh sách khách mời tham dự để kiểm soát quy mô hội thảo, từ đó sắp xếp các vị trí ngồi và các khu vực khác nhau để khách mời và diễn giả dễ dàng tiếp cận và tương tác với nhau. Đơn vị tổ chức cần đảm bảo rằng mọi người đều có tầm nhìn tốt đến diễn giả và các trang thiết bị trình chiếu. Tránh các chỗ ngồi có chướng ngại vật gây cản trở tầm nhìn và đảm bảo rằng mọi người đều có cơ hội tham gia vào các buổi thảo luận và hoạt động.

BTC cần đảm bảo luôn có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp để hỗ trợ khách mời trong suốt quá trình tham dự hội thảo. Đội ngữ nhân viên tiếp đón, nhân viên kĩ thuật, nhân viên phục vụ, nhân viên an ninh cần được tuyển chọn kĩ càng để đem lại những trải nghiệm tốt nhất cho cả diễn giả lẫn người tham dự.

Các hoạt động tương tác trong hội thảo là một trong những yếu tố quan trọng góp phần giúp buổi hội thảo trở nên hấp dẫn. BTC có thể tổ chức các phiên thảo luận nhỏ, các phần hỏi đáp để khán giả có thể bày tỏ những ý kiến cá nhân, những thắc mắc cần được giải đáp. Ngoài ra, BTC có thể cung cấp không gian triển lãm, giải trí để khuấy động tinh thần buổi hội thảo

Đơn vị tổ chức cần bố trí nhân sự tiếp đón, hướng dẫn khách đến tham dự check in và tìm được vị trí ngồi phù hợp. Đội ngũ tiếp đón cần cung cấp thông tin chi tiết về chương trình hội thảo, thời gian, địa điểm và bất kỳ hướng dẫn nào khác cần thiết để giúp khách tham dự cảm thấy thoải mái khi tham dự hội thảo.

Đơn vị tổ chức mở đầu hội thảo bằng phần giới thiệu ngắn gọn về mục tiêu và lợi ích của hội thảo, cũng như những thông tin cơ bản về tổ chức và chương trình. Sau phần mở đầu, diễn giả sẽ chia sẻ về nội dung chuyên môn của hội thảo. Quá trình diễn ra hội thảo cần được theo sát kĩ từng giai đoạn để đảm bảo chương trình diễn ra theo đúng kế hoạch. Đơn vị tổ chức cần chú ý quản lý thời gian để mỗi phần của sự kiện đều có đủ thời gian.

Đơn vị tổ chức cần tổ chức các hoạt động tương tác, trải nghiệm để tạo bầu không khí thoải mái nhất cho diễn giả và khách mời tham dự. Tổ chức các hoạt động bên lề trong hội thảo không chỉ làm phong phú thêm chương trình mà còn tạo ra một không gian tương tác và học hỏi tích cực cho tất cả những người tham dự.

Kết thúc hội thảo là cơ hội để đơn vị tổ chức tạo ấn tượng cuối cùng với khán giả. BTC có thể bắt đầu bằng việc chân thành cảm ơn tất cả các tham dự viên, diễn giả và nhân viên đã tham gia và đóng góp vào sự thành công của hội thảo, sau đó tóm tắt những điểm chính và những thông điệp quan trọng mà hội thảo đã truyền đạt và cuối cùng là cung cấp thông tin về các tài liệu có liên quan cho các khách mời. Điều này giúp mở rộng cơ hội học hỏi và tiếp tục trao đổi thông tin và ghi điểm trong lòng khách mời sau khi hội thảo kết thúc.